RGPD, Coffre-Fort Numérique et SIRH

Le RGPD c'est quoi ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est la norme européenne entrée en vigueur le 25 mai 2018, visant à harmoniser les règles de traitement des données personnelles dans l’Union européenne.

Ses trois objectifs principaux :

- Renforcer les droits des personnes,

- Responsabiliser les acteurs qui traitent les données,

- Renforcer la régulation grâce à une coopération accrue entre les autorités de contrôle.

Qui est concerné ?

Le RGPD s’applique à toute organisation (publique ou privée) qui collecte ou traite des données personnelles sur le territoire de l’UE, ou qui cible des résidents européens.

Les sous-traitants manipulant ces données pour le compte d’une autre entité sont également concernés.

Et pour vos salariés ?

Les données personnelles concernent naturellement les informations détenues par l’entreprise sur ses salariés :

- Données de base : nom, prénom, adresse, téléphone, etc...

- Données nécessaires aux déclarations sociales : numéro de Sécurité sociale, informations sur les ayants droit (mutuelle, urgence, etc.),

- Données liées à la gestion du personnel : registre unique, gestion administrative, organisation du travail.

Vos obligations ?

À chaque collecte de données, l’entreprise doit informer les salariés de manière claire et complète.

Pour assurer cette transparence RSEP intègre une clause RGPD, dans tous ses contrats, avenants ou autres actes juridiques d’embauche.

Des alternatives sécurisées ?

Les envois par e-mail non sécurisés ne respectent pas les exigences du RGPD. Il s’agit d’une tolérance passée qui ne sera plus garantie en 2026.

Deux solutions existent pour garantir la sécurité des échanges :

- Le coffre-fort numérique

Il permet de stocker et distribuer les documents dématérialisés de façon sécurisée, avec cryptage et contrôle d’accès.

- Le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) 

Il centralise en lien avec les logiciels et gère l’ensemble des informations liées au personnel : planning, recrutement, évaluation, entretien périodiques obligatoires, suivi des visites médicales etc. Un assistant RH en quelques sortes.

En cas de manquement ?

La CNIL peut prononcer des sanctions administratives, financières ou pénales.

Les plus graves peuvent atteindre 4 % du chiffre d’affaires mondial ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.

Les solutions concrètes RSEP ?

• Staff and Go : coffre-fort et/ou SIRH transposable et transférable tout logiciel.

• MySilae : coffre-fort et SIRH dédié au logiciel Silaexpert.

N’hésitez pas à nous contacter pour votre mise en conformité et la mise en place de ces outils avec le 1^er janvier 2026.